A. Latar
Belakang
Proses pada suatu pekerjaan harus dirancang dan
dikembangkan, kesalahan prosedur dapat terjadi, bila suatu pekerjaan tidak
dirancang dengan baik, dapat menimbulkan
kecelakaan atau kerusakan. Untuk itu perlu dibuat suatu prosedur tetap
yang bersifat standard, sehingga siapa sajapun, kapan sajapun dan dimana
sajapun dilakukan langkah-langkahnya tidak berubah. Langkah-langkah kerja yang
tertib ini disebut SOP (standard operating procedures),
sebutan lainnya Protap (Prosedur
tatap). Lembaga atau perusahaan yang
besar dan bonafide umumnya
telah memakai SOP dalam melaksanakan tugas, seperti : Departemen/dinas
Kimpraswil, Operasi pasien di rumah sakit, Bapedal, POLRI, dan lainnya. SOP
merupakan hasil finalisasi dan kesempurnaan prosedur kerja. Dengan adanya SOP diharapkan
pekerjaan dapat terlaksana dengan baik, tepat waktu, dan dapat dipertanggung
jawabkan.
B. Teori
Pendekatan dari sistem
manusia - mesin merupakan salaha satu cara dipakai merencanakan suatu
pekerjaan. Ada tiga struktur dasar sistem yang sering dipertimbangkan, yaitu:
1) Sistem manual, melibatkan manusia dengan bantuan mekanis atau perkakas
tangan. Manusia mensuplai tenaga yang diperlukan dan bertindak sebagai
pengendali proses. Alat-alat mekanis membantu melipatgandakan upaya manusia,
disini ada fungsi-fungsi dimana manusia langsung mengubah masukan menjadi
keluaran. Sistem manual beroperasi dalam
suatu lingkungan kerja yang mempunyai dampak pada manusia dan keluaran
(output); 2) Sitem semiotomatis, melibat manusia terutama sebagai pengendali proses.
Manusia dengan mesin atau alat saling mempengaruhi dengan mananggapi informasi
tentang proses dan menafsirkannya serta menggunakan seperangkat pengendali; 3)
Sistem-sitem otomatis, tidak memerlukan manusia, karena semua fungsi indra, dan
pemrosesan informasi, pengambil keputusan dan tindakan dilakukan oleh mesin.
Disini manusia berfungsi sebagai monitoring membantu mengendalikan prosesnya,
dan secara periodik atau terus-menerus melakukan pengawasan dengan parameter
tertentu.
Pada proses kerja sistem
manual masih banyak karyawan memakai SOP, berbeda pada sistem kerja
semiotomatis dan otomatis telah pemakaian SOP berkurang, karena beberapa
pekerjaan manual telah dilaksanakan dengan baik oleh mesin-mesin secara mekanik
– elektronik - computer, umpamanya pekerjaan ”Operasi Mesin bubut CNC”.
Desain-desain pekerjaan yang ditautkan dengan
sistem-sistem tata letak fungsional cenderung relatif luas, walaupun
dispesialisasikan. Sistem fungsional demikian menghendaki karyawan yang berketrampilan
tinggi. Karyawan terspesialisasi dan memiliki keahlian khusus. Pada pekerjaan
akan ditemukan ada pengulangan langkah-langkah, artinya bila seorang mekanik
bengkel mobil atau kasubag TU yang berpengalaman dan menjalan tugas lama, dia
dapat merasakan ada pengulangan langkah-langkah kerja setiap dia melakukan
pekerjaan yang sama walaupun konteks berbeda, dan juga adanya kesinambungan
pada suatu pekerjaan, dan yang selalu ada
langkah-langkah tetap, duma dibatasi urutan tugas secara kapasitas, waktu dan
tanggung jawab.
Suatu SOP harus memiliki akurasi uraian proses
kejadian beserta pengendaliannya, antara lain:
·
Ada
daftar bahan dan komponen suatu proses dengan karakteristik kualitas minimal;
khususnya ada penjelasan jumlah komponen standar yang digunakan.
·
Ada
deskripsi lengkap komponen (sampel) yang mesti dipersiapkan sebelum pekerjaan
dilaksanakan; terdiri dari uraian atau formulasi komponen khusus atau acuan
layak termasuk jumlah dan nomor seri komponen.
·
Ada
daftar karakteristik perlengkapan (equipment),
seperti: kapasitas, kepresisian, keterbatasan, dayasuai (compatibilities), indikasi nama perlengkapan khusus.
·
Ada
deskripsi langkah-langkah proses peristiwa termasuk skala atau kapasitas operasi.
·
Ada
parameter pengendalian proses, metode dan keberhasilan. Metode tes atau
observasi yang merupakan pengendalian proses yang efektif dan pengujian harus
mempunyai dokumentasi.
·
Ada
diagram alir kerja.
·
Ada
pengujian efektivitas baik dalam proses maupun sesudah ada produk, ini dibatasi atau ada kriteria yang dapat
diterima pihak profesional.
·
Ada
contoh perhitungan, estimasi waktu, kartu isian.
·
Ada
biaya, alat angkut, dan daftar faktor pengganggu.
·
Ada
yang pelaksana dan pertanggungjawaban; siapa melaksanakan apa?
·
Ada
akuntabilitas pimpinan.
·
Ada pelaporan dan dokumentasi.
Hasil dari suatu desain dan analisis tugas adalah
tugas-tugas dari suatu pekerjaan dapat diukur. Norman E, Gronlund menggunakan
istilah tugas performansi perluasan (Extended performance task) untuk
menjelaskan kaitan performansi dengan tugas yang begitu komprehensif. Namun,
biasanya tugas yang begitu luas terdiri dari beberapa tugas kecil, bahkan dapat
berupa kegiatan-kegiatan (activity), pengoperasian (operation),
dan langkah-langkah (step). SOP dapat dikembangkan melalui analisis
tugas pekerjaan, berikut hubungan vertikal dari suatu analisis tugas.
Terlihat suatu tugas terdiri dari beberapa aktivitas, dan
suatu aktivitas berkembang menjadi beberapa operasi, dan suatu operasi dapat
diuraikan dalam beberapa langkah.
Pandangan
sosioteknis, konsep-konsep dan metode-metode pandangan teknologi adalah
mekanistik, yaitu manusia dianggap sebagai mesin, bahkan dianggap mata rantai
dari mesin. Ada dua alasan, pertama ialah terdapat suatu sistem bersama yang
beroperasi, sistem sosioteknis, dan optimasi bersama adalah tepat. Alasan kedua
ialah setiap sistem sosioteknis tertanam dalam suatu lingkungan. Lingkungan ini
dipengaruhi oleh suatu kebudayaan dan nilai-nilainya serta seperangkat praktek
yang umumnya telah diterima, dimana terdapat peranan-peranan tertentu untuk
organisasi-organisasi profesi dan orang terkait. Lembaga yang bekerja menggunakan
SOP akan menghasilkan : 1) membawa perbaikan mutu; 2) menambah keluwesan; 3)
Mengidentifikasi karyawan yang mempunyai kekurangan dalam produktivitas dan
mutu; 4) Mengurangi fungsi-fungsi pelayanan dalam jurusan, seperti inpeksi
dosen terhadap mahasiswa; 5) Mengembangkan sikap yang lebih menguntungkan
terhadap tanggung jawab, tingkat kerja individu, laju kerja individu, dan
distribusi beban kerja.
